Intri într-o benzinărie, într-un magazin sau la o spălătorie și primești un bon. Pentru tine, ca persoană, bonul e dovada că ai plătit. Pentru o firmă e mai mult: uneori ține loc de factură, alteori nu. Lecția răspunde la două întrebări: cum înregistrează vânzările firma care emite bonuri și când poate deduce TVA firma care cumpără pe bon.
⚡ Pe scurt
Firmele care vând cu amănuntul sau prestează servicii către populație și încasează în numerar sau cu cardul folosesc o casă de marcat și emit bon fiscal. În contabilitate nu se înregistrează fiecare bon, ci raportul Z de la sfârșitul zilei: numerarul 5311 = 704 + 4427, cardul prin 5125, până intră banii în bancă.
Pentru firma care cumpără, bonul ține loc de factură simplificată doar dacă are cel mult 100 de euro, cu TVA, și are tipărit codul de TVA al firmei. Atunci TVA se poate deduce. Fără cod, TVA nu se deduce. Peste 100 de euro, firma are nevoie de o factură completă.
Cine emite bon fiscal
Regula e în OUG nr. 28/1999: firmele care vând cu amănuntul sau prestează servicii direct către populație și încasează banii în numerar sau cu cardul trebuie să folosească un aparat de marcat electronic fiscal, adică o casă de marcat. Cu ea emit bonuri fiscale și le dau clienților. Dacă un client cere, îi dau și factură.
Legea are și excepții. Nu folosesc casă de marcat, de exemplu:
- profesiile libere, când nu lucrează printr-o societate (de exemplu, un cabinet individual);
- reparațiile și instalațiile la domiciliul clientului;
- utilitățile: energia, gazele, apa, telefonul, internetul.
Când nu folosesc casă de marcat, unele dintre aceste activități dau chitanță pentru încasările în numerar.
O firmă care lucrează doar cu alte firme și încasează prin bancă, cum e Curățenie Expres SRL din lecția despre casă, nu are nevoie de casă de marcat. Emite facturi.
La plata cu cardul, firma nu mai e obligată să tipărească și să înmâneze bonul; îl poate tipări dacă îl cere clientul. Vânzarea se înregistrează însă la fel în casa de marcat. Extrasul de cont al clientului ține locul bonului ca dovadă a cumpărării.
Ce scrie pe bon și ce e raportul Z
Bonul fiscal arată cel puțin: denumirea și codul fiscal al vânzătorului, adresa unde e instalată casa, seria fiscală a casei, numărul bonului, data și ora, fiecare produs sau serviciu cu prețul, cantitatea și valoarea, totalul cu TVA și TVA pe fiecare cotă.
Casele noi, cele cu jurnal electronic, tipăresc în plus unitatea de măsură, un număr de identificare al bonului, un cod QR și, dacă cumpărătorul cere, codul lui fiscal. Codul cumpărătorului e cel care contează pentru firma care cumpără, cum vei vedea mai jos.
La sfârșitul zilei, casa scoate raportul fiscal de închidere zilnică, numit în practică raportul Z. E rezumatul zilei: câte bonuri s-au emis, totalul vânzărilor, TVA pe cote și cât s-a încasat pe fiecare mod de plată (numerar, card). La casele noi arată și câte bonuri au avut codul fiscal al cumpărătorului, cu valoarea lor.
Rapoartele Z se păstrează 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului de după încheierea exercițiului. Același termen îl are jurnalul electronic, socotit de la încheierea exercițiului.
Cum înregistrează vânzările firma cu casă de marcat
Contabilul nu înregistrează bon cu bon. Documentul de bază e raportul Z, câte o înregistrare pentru fiecare mod de încasare.
💡 Exemplu concret: Spălătoria Radu SRL, luni, 2 noiembrie 2026
Spălătoria Radu SRL e o firmă fictivă: spălătorie auto pentru oricine oprește la ea, plătitoare de TVA, cu cota de 21%. Are o casă de marcat cu jurnal electronic. Sumele sunt fictive.
Seara, casa scoate raportul Z nr. 214:
| Pe raport | Fără TVA | TVA 21% | Total |
|---|---|---|---|
| Încasat în numerar | 1.200 | 252 | 1.452 |
| Încasat cu cardul | 2.000 | 420 | 2.420 |
| Total zi | 3.200 | 672 | 3.872 |
| din care: 3 bonuri cu codul fiscal al cumpărătorului | 150 | 31,50 | 181,50 |
Marți, 3 noiembrie, banca virează în cont încasările cu cardul de luni, mai puțin comisionul ei de 22 lei: intră 2.398 lei.
Numerarul intră direct în casă:
Debit
Credit
5311
Casa în lei
704
Venituri din servicii prestate
4427
TVA colectată
Banii sunt deja în casă. Venitul e fără TVA; TVA încasată de la clienți e datorată statului.
Încasările cu cardul nu sunt încă în bancă. Banca le virează a doua zi sau peste câteva zile. Până atunci stau în contul 5125 „Sume în curs de decontare”:
Debit
Credit
5125
Sume în curs de decontare
704
Venituri din servicii prestate
4427
TVA colectată
Venitul și TVA sunt ale zilei de luni, chiar dacă banii ajung în cont mai târziu.
Marți, pe extrasul de cont, 5125 se închide: banii primiți trec în bancă, iar comisionul e o cheltuială.
Debit
Credit
5121
Conturi la bănci în lei
627
Cheltuieli cu serviciile bancare și asimilate
5125
Sume în curs de decontare
Din 2.420 lei, banca a reținut 22 lei comision și a virat 2.398 lei. 5125 rămâne fără sold.
Venitul zilei e 3.200 lei, cât arată raportul Z fără TVA. Comisionul nu micșorează venitul: e o cheltuială separată, în 627. TVA de plată se socotește tot pe 3.200 lei.
Banii din casă au apoi drumul obișnuit: intră în registrul de casă și, de regulă, se depun la bancă prin 581.
❓ Quiz rapid
Raportul Z de luni arată 2.420 lei încasați cu cardul. Banca îi virează marți. Ce se înregistrează luni?
Când clientul cere și factură
Dimineață, Taxi Demo SRL și-a spălat cinci mașini: 600 lei + TVA 126 lei = 726 lei, plătiți cu cardul. Casa a emis bon, iar suma e în raportul Z. Firma de taxi cere factură, pentru că suma trece de 100 de euro și altfel n-ar putea deduce TVA.
Spălătoria emite o factură completă, cu datele firmei de taxi, și o transmite prin RO e-Factura, ca orice factură între două firme din România. Pe factură poate scrie, în loc de lista serviciilor, „conform bon fiscal nr. … din 02.11.2026”.
Vânzarea e una singură, deci venitul se înregistrează o singură dată. Dacă e deja în raportul Z, factura nu se mai înregistrează a doua oară ca venit. Mulți contabili preferă invers: înregistrează factura pe client (4111) și scad bonul din totalul raportului Z. Oricare variantă e bună, cât timp suma nu apare de două ori.
Firma care cumpără: când ține bonul loc de factură
Pentru firma care cumpără, întrebarea e alta: pot deduce TVA de pe bon? TVA se deduce, de regulă, doar pe baza unei facturi. Codul fiscal permite însă, pentru sume mici, o factură simplificată, cu mai puține date: data, vânzătorul, ce s-a cumpărat, TVA și codul de TVA al cumpărătorului.
Un bon fiscal ține loc de factură simplificată, deci justifică deducerea TVA, dacă îndeplinește două condiții:
- valoarea, cu TVA, e de cel mult 100 de euro, la ultimul curs comunicat de BNR (sau publicat de BCE, sau folosit de banca prin care se fac decontările), valabil în ziua operațiunii;
- casa de marcat a tipărit pe bon codul de TVA al cumpărătorului. Nu e de ajuns scris de mână, pe spate.
Un bon care îndeplinește condițiile nu se mai transmite prin RO e-Factura. Bonul e chiar documentul.
💡 Același bon, la cumpărător: Curățenie Expres SRL
Unul dintre cele trei bonuri cu cod fiscal din raportul Z e al lui Mihai, angajatul de la Curățenie Expres SRL, firma din lecția despre avansurile de trezorerie. A spălat duba firmei: 50 lei + TVA 10,50 lei = 60,50 lei. A plătit cu cardul firmei pus la dispoziția lui și a cerut bonul cu codul de TVA al Curățenie Expres SRL.
Bonul are mult sub 100 de euro și are codul firmei, deci e factură simplificată. La decont:
| Document | Debit | Credit | Suma |
|---|---|---|---|
| Bonul fiscal, Spălătoria Radu SRL | 611 „Cheltuieli cu întreținerea și reparațiile” | 401 „Furnizori” | 50 |
| Bonul fiscal, Spălătoria Radu SRL | 4426 „TVA deductibilă” | 401 „Furnizori” | 10,50 |
| Decontul lui Mihai | 401 „Furnizori” | 542 „Avansuri de trezorerie” | 60,50 |
Plata cu cardul firmei apăruse deja pe extras ca avans pe numele lui Mihai, 542 = 5121. Drumul complet al unui avans e în lecția despre avansurile de trezorerie.
Diferența dintre un bon bun și unul care nu ajunge stă doar în codul tipărit:
✗ Greșit
611 = 401 50,00 lei 4426 = 401 10,50 lei
Fără codul de TVA al cumpărătorului tipărit de casa de marcat, bonul nu e factură simplificată. TVA nu se poate deduce.
✓ Corect
611 = 401 60,50 lei
Cheltuiala se înregistrează cu tot cu TVA. Firma a plătit 60,50 lei și nu recuperează nimic de la stat.
Peste 100 de euro, bonul nu mai e factură simplificată, chiar dacă are codul firmei. Pentru deducere e nevoie de o factură completă, primită prin RO e-Factura, ca la firma de taxi de mai sus. Codul fiscal permite o limită mai mare, sub 400 de euro, doar pentru anumite cazuri, aprobate prin ordin al ministrului finanțelor, la cererea firmelor interesate sau din oficiu. Nu e o regulă generală.
❓ Quiz rapid
Care dintre aceste bonuri, primite de o firmă plătitoare de TVA, îi permite să deducă TVA fără altă factură?
Și o întrebare din lecția despre avansurile de trezorerie:
❓ Quiz rapid
Mihai a primit 300 lei avans în numerar și aduce un bon de 242 lei. Ce face cu restul de 58 lei?
Cum se face de fapt
În SAGA, raportul Z se introduce la „Ieșiri”, ca orice vânzare. Pentru fiecare mod de încasare se creează câte un client fictiv (de exemplu „Încasări numerar” și „Încasări card”), cu contul de trezorerie potrivit: 5311 pentru numerar și contul ales pentru card. Pe același număr de document se adaugă câte o poziție pentru fiecare mod de încasare. La validare, programul înregistrează vânzarea și încasarea, iar numerarul apare singur în registrul de casă. Casele de marcat pot fi legate de program, iar fișierele lor se pot importa direct.
La cumpărător, bonul cu cod fiscal se introduce la „Intrări”, pe furnizor, ca o factură.
⚠️ Atenție: regulile au date și se schimbă
Regulile sunt cele din OUG nr. 28/1999 (forma la 2 februarie 2026), Codul fiscal (forma la 8 august 2026) și normele lui (forma la 31 martie 2026), verificate la 8 octombrie 2026. Cota de TVA folosită în exemplu e 21%.
Amenda pentru bonurile fără codul fiscal al cumpărătorului, fără numărul de identificare sau fără codul QR a fost suspendată până la 1 noiembrie 2026. De aceea exemplul e din 2 noiembrie. Termenul a mai fost amânat de mai multe ori, deci verifică dacă nu s-a schimbat.
Lecția nu acoperă: magazinele care țin mărfurile la preț de vânzare (conturile 378 și 4428), tichetele de masă, bacșișul din restaurante și baruri (care se trece pe bon, dar nu e venit al firmei), deducerea TVA la combustibil și impozitul pe profit pentru cheltuielile pe bon fără cod.
Bonul fiscal e un document mic, cu două vieți. La vânzător e o bucată din raportul Z, care se înregistrează o dată pe zi. La cumpărător poate fi o factură în toată regula, dacă are sub 100 de euro și codul de TVA al firmei. Un obicei simplu, să ceri mereu bonul cu codul firmei, salvează TVA pe toate cumpărăturile mărunte. Pentru cumpărăturile mai mari, firma are nevoie de factură, despre care afli în lecția despre factura de achiziție.
📚 Surse și data verificării
Verificate la 8 octombrie 2026, în formele consolidate din corpusul legislativ NeoBase.
- Temei legal:
- OUG nr. 28/1999, republicată, forma la 2 februarie 2026: art. 1 alin. (1) (obligația de a folosi aparate de marcat la livrările cu amănuntul și serviciile către populație încasate în numerar sau cu cardul), alin. (2) (bonul se emite și se înmânează; la cerere, și factură), alin. (2^1) (la plata cu cardul, bonul nu mai trebuie tipărit și înmânat; extrasul de cont ține loc de dovadă); art. 2 lit. f), i) și k) (excepțiile date ca exemplu) și art. 2^1 (chitanța); art. 2^3 (bacșișul, evidențiat pe bon, nu e venit al firmei); art. 4 alin. (1) și (2) (conținutul bonului; la casele cu jurnal electronic, și codul fiscal al beneficiarului, la cerere), alin. (2^1) (codul QR), alin. (5) (jurnalul electronic, 5 ani de la încheierea exercițiului), alin. (6) și (7) (raportul fiscal de închidere zilnică; la casele cu jurnal electronic, și bonurile cu codul beneficiarului și sumele pe mijloace de plată), alin. (8) (rapoartele Z, 5 ani de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului); art. 10 lit. f) și art. 11 alin. (1) lit. h), cu nota privind art. IV din OUG nr. 68/2025 (sancțiunea suspendată până la 1 noiembrie 2026);
- Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), forma la 8 august 2026: art. 319 alin. (10) lit. a) (fără obligația facturii la vânzările pe bon, cu excepția cazului în care beneficiarul o cere), alin. (12) lit. a) (factura simplificată, de cel mult 100 de euro cu TVA, la cursul din art. 290), alin. (13) (până la 400 de euro, prin ordin al ministrului), alin. (21) (conținutul facturii simplificate, inclusiv codul beneficiarului persoană impozabilă); art. 290 alin. (2) (cursul de schimb); art. 291 alin. (1) (cota standard de 21%);
- Normele metodologice (HG nr. 1/2016), forma la 31 martie 2026: pct. 69 alin. (3) (factura simplificată justifică deducerea doar cu codul de TVA al beneficiarului) și alin. (6) (bonul fiscal care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate justifică deducerea dacă furnizorul a menționat codul de TVA al beneficiarului cu ajutorul aparatului de marcat); pct. 94 alin. (2) (procedura pentru limita de 400 de euro); pct. 97 alin. (1) (pe factura emisă pentru un bon fiscal ajunge mențiunea „conform bon fiscal nr./data”);
- OUG nr. 120/2021, forma la 1 iunie 2026: art. 10 alin. (1) (facturile între firme din România se transmit prin RO e-Factura; fac excepție bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate).
- Regulă contabilă: Reglementările aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, forma la 19 noiembrie 2025: pct. 302 alin. (2) (sumele în curs de decontare, încă neapărute în extras, în contul 5125) și alin. (3) (cardurile date personalului, în 542); cap. 16, funcțiunea contului 531 (în debit, sumele încasate din servicii prestate și TVA, 704 și 4427), a contului 704 (în credit, tarifele încasate în numerar, 531), a contului 512 (în credit, serviciile bancare plătite, 627), a contului 611 (în debit, lucrările de întreținere executate de terți, 401, 542) și a contului 627.
- Exemplu: Spălătoria Radu SRL, Taxi Demo SRL, Curățenie Expres SRL, Mihai și toate sumele sunt fictive; comisionul de 22 lei e dat ca sumă, nu ca procent. Calculele: 1.200 × 21% = 252, 1.200 + 252 = 1.452; 2.000 × 21% = 420, 2.000 + 420 = 2.420; 1.200 + 2.000 = 3.200, 252 + 420 = 672, 3.200 + 672 = 3.872 = 1.452 + 2.420; 2.420 − 22 = 2.398; bonurile cu cod: 150 × 21% = 31,50, 150 + 31,50 = 181,50; duba: 50 × 21% = 10,50, 50 + 10,50 = 60,50; taxiul: 600 × 21% = 126, 600 + 126 = 726. Zilele: 2 și 3 noiembrie 2026 sunt luni și marți. 60,50 lei și 121 lei sunt mult sub 100 de euro, iar 726 lei și 2.420 lei sunt peste 100 de euro, la orice curs BNR din 2026.
- Materiale (doar pentru înțelegere): manualul „Introducere în contabilitate” (bonul fiscal, factura simplificată), manualul SAGA („Casa de marcat”, „Introducerea raportului fiscal Z”); povestea, firmele, sumele și rezolvarea sunt ale noastre. Manualul de introducere dă o limită de 400 de lei și nu cere codul cumpărătorului; lecția urmează Codul fiscal și normele lui.
- Interpretare:
- încasările cu cardul sunt înregistrate prin 5125, după pct. 302 alin. (2) și după practica din SAGA (client fictiv cu contul de trezorerie ales); funcțiunea contului 512 nu enumeră 704 printre contrapartide, iar unii contabili trec încasarea prin 4111 („4111 = 704 + 4427”, apoi „5125 = 4111”); rezultatul e același;
- comisionul băncii e înregistrat la data extrasului, 627 = 5125, ca parte din închiderea sumei în curs de decontare;
- factura emisă la cererea clientului pentru un bon deja inclus în raportul Z: cele două variante de înregistrare (venitul din Z sau din factură, cu bonul scăzut din Z) sunt practici; regula fermă e doar ca venitul să nu fie înregistrat de două ori;
- cumpărarea pe bon e înregistrată prin 401 (611 și 4426 = 401, apoi 401 = 542), ca în lecția despre avansurile de trezorerie;
- „scris de mână, pe spate” nu justifică deducerea: concluzia vine din textul pct. 69 alin. (6) („cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal”);
- exemplele de profesii libere și de activități fără casă de marcat sunt alese din art. 2; lista din lege e mai lungă.