O factură de la furnizor ajunge la firmă aproape în fiecare zi. Pentru contabilitate, ea e punctul de plecare al unei cumpărări: din ea afli ce ai cumpărat, cât datorezi și câtă TVA poți deduce. Lecția asta urmărește drumul unei facturi de achiziție, de la primire până la plată.
⚡ Pe scurt
Între firmele din România, factura vine prin RO e-Factura, sistemul electronic al Ministerului Finanțelor, și o iei din Spațiul Privat Virtual (SPV) sau direct în programul de contabilitate. Sistemul verifică doar forma facturii, deci restul rămâne la tine: verifici că e a ta și că e corectă, recepționezi marfa, alegi contul potrivit (de exemplu 371 pentru marfă, 626 pentru internet), apoi înregistrezi: valoarea fără TVA în acel cont, TVA în 4426, totalul în 401 „Furnizori”. La plată, 401 = 5121. O factură greșită n-o corectezi tu: o corectează furnizorul.
Drumul unei facturi de achiziție
- 1
Primești factura
Furnizorul o transmite prin RO e-Factura, iar tu o descarci din SPV sau o imporți în programul de contabilitate.
- 2
O verifici
E pe numele firmei tale, are informațiile obligatorii și calculele sunt corecte.
- 3
Recepționezi ce ai primit
Pentru marfă: a venit ce scrie pe factură, în cantitatea de pe factură. Pentru un serviciu: a fost prestat.
- 4
Alegi contul
Marfă, materiale, un serviciu sau un bun pe care îl folosești ani de zile: fiecare are contul lui.
- 5
Înregistrezi factura
O formulă compusă: valoarea fără TVA și TVA deductibilă în debit, totalul datorat furnizorului în credit.
- 6
Plătești furnizorul
Pe baza extrasului de cont: datoria scade, banii din bancă scad.
Factura electronică: RO e-Factura
Până acum câțiva ani, factura venea pe hârtie sau ca PDF pe e-mail, iar contabilul tasta de mână fiecare rând. Acum, între firmele stabilite în România, furnizorul are obligația să transmită factura prin RO e-Factura, sistemul național al Ministerului Finanțelor. Fac excepție, de exemplu, bonurile fiscale care țin loc de factură simplificată.
Ce e o factură electronică. Nu e un PDF, ci un fișier XML: un format structurat, în care fiecare informație (furnizor, cantitate, preț, TVA) stă într-un câmp anume, ca un calculator s-o poată citi singur. Legea spune că originalul facturii este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Ce vezi pe ecran sau tipărești e doar o vizualizare a lui.
Cum ajunge la tine.
- Furnizorul încarcă factura în sistem.
- Sistemul verifică forma ei. Dacă e corectă, aplică sigiliul electronic și o face disponibilă pentru tine. Dacă nu, furnizorul primește erorile, iar factura nu se consideră transmisă.
- Tu o descarci din SPV (Spațiul Privat Virtual, contul firmei la ANAF) sau, mai simplu, o preia programul de contabilitate, legat de sistem.
Ce nu face sistemul. Verifică structura facturii și cine a trimis-o, nu și dacă tranzacția a avut loc. Nu știe dacă marfa a sosit, dacă prețul e cel negociat sau în ce cont trebuie înregistrată. De aceea verificarea și alegerea contului rămân munca ta.
Dacă nu ești de acord cu factura. O factură electronică primită nu se poate „returna” prin sistem. Îi spui furnizorului, inclusiv printr-un mesaj în RO e-Factura, iar el o corectează după regulile din Codul fiscal și trimite corectura tot prin sistem.
Cum arată în practică, în SAGA
Când programul e legat de SPV, contabilul dă import, iar factura apare singură în Intrări, cu furnizorul, rândurile, cantitățile, prețurile și TVA deja completate. Programul propune contul și gestiunea după setările făcute o dată, la configurare, iar câmpurile se pot modifica. Contabilul nu mai tastează factura, dar face exact pașii din lecția asta: o verifică, pune conturile potrivite (371, 626 sau altul) și o validează. E-Factura scutește tastarea și greșelile de tastare, nu judecata.
Ce verifici pe factură
Codul fiscal spune ce informații trebuie să aibă o factură. Cele pe care le verifici de fiecare dată sunt:
- numărul și data facturii;
- furnizorul: denumirea, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală;
- beneficiarul, adică firma ta: denumirea, adresa și codul. Dacă apare altă firmă sau un cod greșit, factura nu e a ta;
- ce s-a cumpărat: denumirea și cantitatea bunurilor sau denumirea serviciilor;
- baza de impozitare, adică valoarea fără TVA, cu prețul unitar;
- cota de TVA și suma de TVA, în lei.
Apoi compari factura cu realitatea: cantitatea cu ce a sosit, prețul cu ce ați stabilit, iar calculele (cantitate × preț unitar, TVA, total) cu ce scrie. Contează pentru că TVA o poți deduce doar dacă ai o factură emisă după regulile din Codul fiscal.
Dacă găsești o greșeală, nu modifici factura și nu o înregistrezi „cum ar fi trebuit să fie”. Îi spui furnizorului, iar el emite o factură de corectare: una care anulează valorile greșite, cu minus, și una cu valorile corecte, sau una singură cu diferența.
În ce cont ajunge suma
Formula are mereu aceeași formă: % = 401. Se schimbă doar contul din debit, după ce ai cumpărat:
| Ce ai cumpărat | Contul debitat | Felul contului |
|---|---|---|
| Marfă de revândut | 371 „Mărfuri” | activ (stoc) |
| Materiale consumabile, de exemplu combustibil | 302 „Materiale consumabile” | activ (stoc) |
| Internet, telefon, servicii poștale | 626 „Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații” | cheltuială |
| Alte servicii prestate de alte firme | 628 „Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți” | cheltuială |
Diferența importantă e între stoc și cheltuială. La inventarul permanent, metoda folosită în exemplele noastre, marfa și materialele intră întâi în stoc și devin cheltuială abia la vânzare sau la consum. Lecția despre stocuri arată pașii și cealaltă metodă, inventarul intermitent. Un serviciu e consumat pe loc, deci merge direct pe cheltuieli. Un bun pe care firma îl folosește mai mulți ani și care trece de un anumit prag de valoare, de exemplu mobilierul magazinului, e o imobilizare și are alte conturi, pe care le vedem în lecția despre imobilizări și amortizare.
💡 Exemplu concret: două facturi în decembrie la Atelier Ana SRL
Atelier Ana SRL, firma fictivă a lecțiilor anterioare, e înregistrată în scopuri de TVA. Cota standard de TVA e 21%. Ambele facturi vin prin RO e-Factura; numerele lor sunt fictive.
1. Factura FT-131 din 03.12: marfă. 50 de bucăți × 80 lei = 4.000 lei, TVA 4.000 × 21% = 840 lei, total 4.840 lei. Ana o importă, o verifică, numără marfa la sosire (50 de bucăți, cât scrie pe factură) și o înregistrează:
| Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|
| % | 401 „Furnizori” | 4.840 |
| 371 „Mărfuri” | 4.000 | |
| 4426 „TVA deductibilă” | 840 |
E primul lot din exemplul cu FIFO și CMP din lecția despre stocuri.
2. Factura INT-77 din 05.12: abonamentul de internet. 150 lei + TVA 150 × 21% = 31,50 lei, total 181,50 lei. E un serviciu, deci merge direct pe cheltuieli:
| Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|
| % | 401 „Furnizori” | 181,50 |
| 626 „Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații” | 150,00 | |
| 4426 „TVA deductibilă” | 31,50 |
3. Plata din 18.12, din bancă, pentru ambele facturi: 4.840 + 181,50 = 5.021,50 lei.
| Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|
| 401 „Furnizori” | 5121 „Conturi la bănci în lei” | 5.021,50 |
După plată, contul 401 rămâne fără sold: Ana nu mai datorează nimic furnizorilor. Cei 871,50 lei TVA deductibilă (840 + 31,50) se compensează la final de lună cu TVA colectată, ca în lecția despre TVA.
Cum se face de fapt. În exemplu, ambele facturi apar în același cont 401, ca să rămână tabelele scurte. În practică, fiecare furnizor are contul lui analitic (de exemplu 401.01, 401.02), ca să se vadă cât datorezi fiecăruia; la import, programul îl leagă singur de furnizorul de pe factură. Iar plățile se fac de obicei separat, cu câte un ordin de plată pentru fiecare furnizor.
Exercițiu: înregistrează tu factura
Acum e rândul tău. Mai jos e o factură primită de Atelier Ana SRL pentru marfă de revândut; firma ține inventarul permanent. Completează formula, apoi apasă „Verifică”. Poți încerca de câte ori vrei. Dacă greșești, îți oferim un indiciu, pe care îl poți refuza.
✍️ Exercițiu interactiv
Factura nr. FD-208
din 10 decembrie
Furnizor: Furnizor Demo SRL
Cumpărător: Atelier Ana SRL
| Produs | Cant. | Preț | Valoare |
|---|---|---|---|
| Cutii decorative | 30 | 120,00 | 3.600,00 |
Total fără TVA3.600,00
TVA 21%756,00
Total de plată4.356,00
Completează formula contabilă pentru această factură.
⚠️ Atenție: ce nu acoperă lecția
Din 1 august 2025, cota standard de TVA este 21% (Codul fiscal, art. 291 alin. (1)). Forma verificată este cea din 8 august 2026. Cotele și regulile RO e-Factura se schimbă des: verifică data actualizării lecției.
Lecția descrie cazul de bază: firmă înregistrată în scopuri de TVA, furnizor din România, factură în lei, drept de deducere integral. Nu acoperă emiterea facturilor în RO e-Factura (partea furnizorului), TVA la încasare, taxarea inversă, achizițiile din alte țări, avansurile, facturile în valută, marfa sosită fără factură (contul 408 „Furnizori - facturi nesosite”) și firmele neînregistrate în scopuri de TVA, la care TVA de pe factură nu se deduce.
❓ Quiz rapid
O factură a ajuns prin RO e-Factura, cu sigiliul Ministerului Finanțelor. Ce a verificat sistemul?
❓ Quiz rapid
Firma primește factura pentru abonamentul de telefon: 200 lei + 42 lei TVA. Cum o înregistrează?
❓ Quiz rapid
Pe factura primită prin RO e-Factura scrie 60 de bucăți, dar ai primit doar 50. Ce faci?
Factura de achiziție e locul unde se întâlnesc tot ce am învățat până acum: documentul, formula compusă, TVA deductibilă și stocul. Lecția despre stocuri arată ce se întâmplă mai departe cu marfa, când o vinzi.
📚 Surse și data verificării
Verificate la 1 octombrie 2026, în formele consolidate din corpusul legislativ NeoBase.
- Temei legal, RO e-Factura:
- OUG nr. 120/2021 privind sistemul național RO e-Factura, forma la 1 iunie 2026: art. 2 alin. (1) lit. a), factura electronică e un fișier XML; art. 4 alin. (4), sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor atestă primirea în sistem; art. 4 alin. (5), factura cu erori se întoarce la emitent; art. 4 alin. (6), originalul e fișierul XML cu sigiliul; art. 4 alin. (8)–(10), factura comunicată nu se returnează, obiecțiile se trimit emitentului, inclusiv prin mesaj în sistem, iar corectarea se face după art. 330 din Codul fiscal și se transmite tot prin sistem; art. 10 alin. (1), obligația de transmitere prin RO e-Factura în relația dintre persoane impozabile stabilite în România, cu excepțiile pentru bonurile fiscale care țin loc de factură simplificată și pentru unele livrări intracomunitare;
- Procedura aprobată prin OMF nr. 1.365/2021, forma la 15 iulie 2022: art. 3 alin. (1), sistemul verifică structura, originea și integritatea facturii, fără să verifice realitatea tranzacției; art. 4 alin. (1), destinatarul primește și descarcă factura prin SPV, prin aplicațiile Ministerului Finanțelor sau prin aplicația proprie legată de sistem.
- Temei legal, Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), forma la 8 august 2026:
- art. 319 alin. (20): informațiile obligatorii ale facturii (lit. a, b, d, f, h, i, j fiind cele enumerate în lecție);
- art. 299 alin. (1) lit. a): pentru deducere, firma trebuie să dețină o factură emisă conform art. 319;
- art. 330 alin. (1): corectarea facturilor, de către emitent, prin factură nouă cu valorile cu minus sau prin factură cu diferența;
- art. 291 alin. (1): cota standard de TVA de 21%, din 1 august 2025.
- Regulă contabilă: Reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, forma la 19 noiembrie 2025, cap. 16: funcțiunea și denumirea conturilor 302, 371, 401, 408, 4426, 5121, 626 (în debit, serviciile poștale și de telecomunicații, cu 401) și 628.
- Exemplu: Atelier Ana SRL, documentele și toate sumele sunt fictive. Calculele: 50 × 80 = 4.000; 4.000 × 21% = 840; 4.000 + 840 = 4.840; 150 × 21% = 31,50; 150 + 31,50 = 181,50; 4.840 + 181,50 = 5.021,50; 840 + 31,50 = 871,50. Quiz: 200 × 21% = 42; 200 + 42 = 242.
- Interpretare:
- pașii (primire, verificare, recepție, cont, înregistrare, plată) sunt o ordine de predare, nu o procedură din lege;
- lista informațiilor de verificat e o selecție din art. 319 alin. (20), potrivită cazului de bază; legea mai cere și alte mențiuni în cazuri speciale (de exemplu „taxare inversă”, „TVA la încasare”);
- „ce vezi pe ecran e doar o vizualizare” e o concluzie din art. 4 alin. (6) din OUG 120/2021, nu o formulare din lege;
- descrierea importului în SAGA (factura apare în „Intrări”, contul și gestiunea propuse după configurare, câmpurile modificabile) vine din manualul programului și din practica lui Relu; alte programe lucrează asemănător, dar nu identic;
- plata ambelor facturi printr-o singură formulă și contul 401 fără analitice sunt simplificări de predare.