O firmă are nevoie de detergent, de un bec sau de o piesă mică, iar cel mai simplu e ca un angajat să meargă la magazin. Firma îi dă bani în avans, el cumpără, apoi aduce bonul și restul. Lecția răspunde la trei întrebări: în ce cont stau banii cât sunt la angajat, cum se justifică și ce se întâmplă cu banii care nu se justifică.
⚡ Pe scurt
Banii dați unui angajat ca să plătească ceva în numele firmei se țin în contul 542 „Avansuri de trezorerie”, până când angajatul aduce documentele și restul. La acordare, 542 = 5311.
Avansul se dă pe o dispoziție de plată și se justifică pe un decont de cheltuieli, cu bonurile sau facturile atașate. Din avans, angajatul poate plăti în numerar cel mult 5.000 lei pe zi. Ce rămâne nedecontat la 31 decembrie trece din 542 în 4282 (la angajați) sau 461 (la alte persoane).
Ce e un avans de trezorerie
Un avans de trezorerie e o sumă pe care firma o dă unei persoane ca să facă plăți în favoarea firmei: să cumpere materiale, să plătească un serviciu mic, să-și acopere drumul într-o deplasare. Banii nu devin ai angajatului și nici nu sunt încă o cheltuială. Sunt tot banii firmei, doar că nu mai stau în casierie.
De aceea au contul lor, 542 „Avansuri de trezorerie”. E un cont de activ (vezi lecția despre cont, debit și credit):
- în debit intră avansurile date (din casă, 5311);
- în credit ies sumele justificate cu documente (cumpărări de stocuri, cheltuieli, plăți către furnizori), restul de bani restituit în casă și, la sfârșitul anului, sumele nedecontate;
- soldul e debitor și arată avansurile date și încă nedecontate.
În practică, 542 se urmărește pe fiecare persoană care a primit bani, cu un analitic (de exemplu, 542.01 pentru Mihai). Așa se vede oricând cine are de adus documente și cât.
✗ Greșit
6021 = 5311 300 lei
Nu s-a cumpărat încă nimic. Nu se știe nici cât va costa, nici dacă e material sau serviciu, nici cât TVA are. O cheltuială fără document de cumpărare nu se poate înregistra.
✓ Corect
542 = 5311 300 lei
Banii ies din casă, dar rămân ai firmei: Mihai îi are de justificat. Cheltuiala apare abia la decont, pe baza bonului sau a facturii.
❓ Quiz rapid
Care dintre aceste sume date în numerar unui angajat se înregistrează în contul 542?
Drumul unui avans, pas cu pas
- 1
Aprobarea și dispoziția de plată
Compartimentul financiar-contabil întocmește dispoziția de plată către casierie (cod 14-4-4), pe care o semnează și conducătorul firmei. E documentul folosit, între altele, pentru avansurile de cumpărături și de deplasare.
- 2
Plata din casă
Casiera dă banii, angajatul semnează de primire, iar suma intră în registrul de casă la plăți: 542 = 5311.
- 3
Cumpărarea, cu document pe numele firmei
Angajatul cere factură sau bon fiscal cu datele firmei. Fără document, suma nu se poate justifica.
- 4
Decontul de cheltuieli
Angajatul completează decontul cu avansul primit, cheltuielile făcute și diferența, atașează documentele (bon fiscal, chitanță, factură) și îl predă la contabilitate, care îl verifică.
- 5
Restul sau diferența
Dacă a cheltuit mai puțin, angajatul depune restul la casierie, pe dispoziție de încasare. Dacă a cheltuit mai mult, firma îi plătește diferența, pe dispoziție de plată.
Deci, pentru un avans, dosarul are trei piese: dispoziția de plată, decontul de cheltuieli și documentele care dovedesc plățile.
De unde vine decontul. În OMFP 2634/2015, modelul pentru avansurile din țară, inclusiv cele pentru cumpărături cu numerar, e ordinul de deplasare (delegație), cod 14-5-4. Pe verso are exact rubricile unui decont: avansul primit, cheltuielile cu documentele anexate și diferența de primit sau de restituit. Formularul numit în ordin „Decont de cheltuieli” e pentru deplasările în străinătate.
Firmele pot însă adapta modelele, dacă păstrează informațiile cerute. De aceea multe folosesc un formular numit simplu „decont de cheltuieli”, cum e cel tipărit de programele de contabilitate. E un document corect.
Exemplul: decontul lui Mihai
💡 Exemplu concret: Curățenie Expres SRL, 13–15 octombrie 2026
Curățenie Expres SRL e firma fictivă din lecția despre casă: face curățenie în birouri, e plătitoare de TVA, cu cota de 21%. Sumele și numele sunt fictive.
- 13.10 (marți). Angajatul Mihai primește din casă un avans de 300 lei, pe dispoziția de plată nr. 17, ca să cumpere materiale de curățenie.
- 14.10 (miercuri). Mihai cumpără de la Magazin Demo SRL detergenți și lavete: 200 lei + TVA 42 lei = 242 lei. Plătește cu banii din avans și cere un bon fiscal pe care casa de marcat tipărește codul de TVA al firmei. Un astfel de bon, de cel mult 100 de euro, ține loc de factură simplificată, deci firma poate deduce TVA.
- 15.10 (joi). Mihai completează decontul de cheltuieli nr. 5: avans primit 300 lei, cheltuieli 242 lei, diferență de restituit 58 lei. Atașează bonul și depune cei 58 lei la casierie, pe dispoziția de încasare nr. 9.
Înregistrările:
| Data | Document | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|---|
| 13.10 | Dispoziția de plată nr. 17 | 542 „Avansuri de trezorerie” | 5311 „Casa în lei” | 300 |
| 14.10 | Bonul fiscal, Magazin Demo SRL | 3021 „Materiale auxiliare” | 401 „Furnizori” | 200 |
| 14.10 | Bonul fiscal, Magazin Demo SRL | 4426 „TVA deductibilă” | 401 „Furnizori” | 42 |
| 15.10 | Decontul de cheltuieli nr. 5 | 401 „Furnizori” | 542 „Avansuri de trezorerie” | 242 |
| 15.10 | Dispoziția de încasare nr. 9 | 5311 „Casa în lei” | 542 „Avansuri de trezorerie” | 58 |
Cumpărarea intră în contabilitate ca orice achiziție: materialele în stoc și TVA deductibilă, pe datoria față de magazin (401). Decontul arată apoi cu ce s-a plătit datoria: cu banii din avans.
Debit
Credit
401
Furnizori
542
Avansuri de trezorerie
Bonul arată că magazinul a fost plătit, deci datoria față de el dispare. Plata a venit din avansul lui Mihai, deci și suma pe care o are el de justificat scade.
După decont, 542 nu mai are sold pentru Mihai: tot avansul e justificat sau restituit. În casă, joi seara, sunt 1.048 lei: soldul de 990 lei de miercuri plus cei 58 lei restituiți.
Materialele stau în stoc, în 3021, până se folosesc la curățenie; atunci se descarcă din gestiune, 6021 = 3021, pe bonul de consum (vezi lecția despre materii prime și materiale consumabile). Dacă bonul n-ar fi avut codul de TVA al firmei, TVA de 42 lei n-ar fi putut fi dedusă și ar fi intrat în costul materialelor: 3021 = 401 242 lei.
Dacă Mihai ar fi cheltuit mai mult, de exemplu 330 lei, decontul ar fi arătat o diferență de primit de 30 lei. Firma i-ar fi plătit-o pe o dispoziție de plată: 542 = 5311 30, iar decontul ar fi scos din 542 toți cei 330 lei.
❓ Quiz rapid
Mihai a primit 300 lei, a justificat 242 lei și depune la casierie restul de 58 lei. Ce înregistrare face firma pentru cei 58 lei?
Plafoanele: avansul e tot numerar
Legea nr. 70/2015 limitează plățile în numerar între firme (vezi tabelul complet în lecția despre casă). Pentru avansuri, sunt două reguli:
- În ziua în care se dă, avansul intră în plafonul zilnic de plăți în numerar al firmei: cel mult 10.000 lei pe zi în total. Pe 13.10, Curățenie Expres SRL a plătit 1.210 lei unui furnizor și 300 lei lui Mihai, adică 1.510 lei, sub plafon.
- Din avans, fiecare persoană poate plăti în numerar cel mult 5.000 lei pe zi. Iar o factură de peste 5.000 lei se poate plăti în numerar doar până la 5.000 lei; restul, doar prin bancă sau card. Interdicția de a împărți plata pe mai multe zile se aplică și aici.
Ce nu intră în plafoane: cheltuielile de deplasare în interes de serviciu, în limita sumelor cuvenite pentru transport, diurnă, indemnizație și cazare. Regulile deplasărilor (diurna, documentele, ce e impozabil) nu sunt în această lecție.
Cardul de firmă. Când angajatul plătește cu un card al firmei, banii nu mai trec prin casă și nu sunt numerar, deci plafoanele de mai sus nu se aplică. Sumele puse la dispoziția personalului prin card, ca avansuri spre decontare, se urmăresc tot în 542, pe un analitic separat: plata cu cardul apare în extrasul de cont ca 542 = 5121, iar decontul se face la fel, cu bonul sau factura.
❓ Quiz rapid
Mihai trebuie să cumpere de la un magazin (firmă) materiale de 7.000 lei. Firma vrea să-i dea toată suma în numerar, ca avans. E permis?
Termenul de justificare
Reglementările contabile de azi (OMFP 1802/2014 și OMFP 2634/2015) nu fixează un număr de zile. Un act mai vechi, Decretul nr. 209/1976 (Regulamentul operațiilor de casă), cere ca avansul pentru cumpărăturile din localitate să fie justificat în cel mult 4 zile lucrătoare de la primire, fără ziua primirii, iar cel pentru deplasare, în cel mult 3 zile lucrătoare de la întoarcere. Același act interzice un avans nou cât timp cel vechi nu e justificat integral.
Decretul a fost scris pentru „unitățile socialiste” și nu a fost actualizat, așa că specialiștii nu sunt de acord dacă se aplică întocmai firmelor de azi. Ce se face de obicei: firma își scrie termenele într-o decizie internă (procedura de casă), de multe ori pornind de la cele din decret. Mihai și-a decontat avansul în două zile lucrătoare, deci în orice variantă e în termen.
Avansul nejustificat și avansul nedecontat la 31 decembrie
Nejustificat înseamnă că angajatul nu aduce documente pentru o parte din bani și nici nu-i restituie (a pierdut bonul, de exemplu). Suma nu mai e un avans, ci o datorie a angajatului față de firmă: 4282 = 542 („Alte creanțe în legătură cu personalul”). Când angajatul plătește, 5311 = 4282. Reținerea din salariu nu e automată: Codul muncii permite rețineri din salariu doar în cazurile și în condițiile prevăzute de lege.
Nedecontat la 31 decembrie înseamnă că avansul e încă în curs: angajatul are banii și nu a apucat să aducă documentele. La data bilanțului, suma se mută din 542 în 4282 (la angajați) sau în 461 „Debitori diverși” (la persoanele care nu sunt angajați ai firmei). În bilanț, ea apare la creanțe.
💡 Exemplu: avansul din 28 decembrie
Luni, 28 decembrie 2026, Mihai primește un avans de 500 lei pentru materiale: 542 = 5311 500 lei. Până joi, 31 decembrie, nu aduce documentele.
| Data | Document | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|---|
| 28.12 | Dispoziția de plată | 542 „Avansuri de trezorerie” | 5311 „Casa în lei” | 500 |
| 31.12 | Notă contabilă | 4282 „Alte creanțe în legătură cu personalul” | 542 „Avansuri de trezorerie” | 500 |
La 31.12.2026, 542 nu mai are sold, iar bilanțul arată o creanță de 500 lei față de Mihai.
Cum se face de fapt. Când angajatul aduce documentele în ianuarie, mulți contabili reiau suma în 542 la începutul anului (542 = 4282) și fac decontul obișnuit. Așa, toată justificarea trece prin 542, iar 4282 rămâne doar pentru sumele cu adevărat datorate de angajat.
❓ Quiz rapid
Pe 31 decembrie, un angajat are încă 500 lei din avansul primit pe 28 decembrie, fără documente aduse. Ce face contabilul la închiderea anului?
Cum se face de fapt
În SAGA, la „Casa-Banca-Deconturi”, se creează câte un analitic al lui 542 pentru fiecare persoană care primește avansuri (programul îl poate genera din lista de salariați). Avansul se introduce în registrul de casă, ca plată pe analiticul lui 542. Bonul sau factura se introduce la intrări, ca orice achiziție, pe furnizor (401). Decontul se înregistrează apoi alegând ca „cont de trezorerie” analiticul lui 542: plata furnizorului (401 = 542) și restul restituit (5311 = 542). Din ecranul „Deconturi”, programul generează decontul de cheltuieli pentru înregistrarea selectată; la deplasări poate tipări și ordinul de deplasare, cu sumele din deconturi.
⚠️ Atenție: plafoanele și termenele
Plafoanele sunt cele din Legea nr. 70/2015, în forma de la 1 ianuarie 2026, verificate la 7 octombrie 2026. Legea s-a schimbat de mai multe ori, deci verifică data actualizării lecției înainte să te bazezi pe o cifră. Termenele de justificare sunt explicate mai sus, cu incertitudinea lor; procedura internă a firmei are prioritate în practică.
Lecția nu acoperă: deplasările în interes de serviciu (diurna, cazarea, ce e impozabil), avansurile în valută și diferențele de curs, bonul fiscal și factura simplificată în detaliu (au o lecție separată), avansul din salariu (425) și tratamentul fiscal al sumelor pe care firma decide să nu le mai recupereze.
Avansul de trezorerie e o mică buclă: banii ies din casă, se întorc ca documente și rest, iar 542 se închide. Ce cere disciplină e urmărirea pe persoane și decontul la timp. Lecțiile următoare din această parte continuă cu bonul fiscal și cu avansurile date furnizorilor și primite de la clienți.
📚 Surse și data verificării
Verificate la 7 octombrie 2026, în formele consolidate din corpusul legislativ NeoBase; Decretul nr. 209/1976, pe portalul legislativ oficial (legislatie.just.ro).
- Temei legal:
- Legea nr. 70/2015, forma la 1 ianuarie 2026: art. 3 alin. (1) lit. c) (plăți către firme: 5.000 lei pe zi de persoană, 10.000 lei pe zi în total) și lit. e) (plăți din avansuri spre decontare: 5.000 lei pe zi pentru fiecare persoană care a primit avansul); alin. (3) (interdicția plăților fragmentate; facturile de peste 5.000 lei: 5.000 lei în numerar, restul fără numerar); alin. (4) (la data acordării, avansul intră în plafonul de la lit. c) sau d)); art. 5 lit. b) (cheltuielile de deplasare, în afara plafoanelor); art. 2 lit. f) (mijlocul modern de plată, inclusiv cardul);
- Codul fiscal, art. 319 alin. (12) lit. a) (factura simplificată, de cel mult 100 de euro cu TVA); Normele metodologice (HG nr. 1/2016), pct. 69 alin. (6) (bonul fiscal cu codul de TVA al beneficiarului justifică deducerea, dacă îndeplinește condițiile unei facturi simplificate);
- Codul muncii (Legea nr. 53/2003), art. 169 alin. (1) (nicio reținere din salariu în afara cazurilor și condițiilor prevăzute de lege) și art. 256 alin. (1) (suma încasată nedatorat se restituie);
- Decretul nr. 209/1976, Regulamentul operațiilor de casă, art. 29 alin. (1) lit. a) și e) (termenele de 4 și 3 zile lucrătoare) și art. 30 (fără avans nou până la justificarea celui vechi); textul de pe legislatie.just.ro, fără forme modificate.
- Regulă contabilă:
- Reglementările aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, forma la 19 noiembrie 2025: pct. 302 alin. (3) și nota 18 la contul 542 din planul de conturi (sumele acordate prin carduri, ca avansuri spre decontare, în 542, analitic distinct); pct. 306 alin. (1) (sumele puse la dispoziția personalului, în 542; la terți, 461) și alin. (3) (avansurile nedecontate la data bilanțului, în 461 sau 4282); pct. 338 alin. (3) (debitele din avansuri nedecontate sunt creanțe față de personal); cap. 16, funcțiunea contului 542 (de activ; în debit, avansurile acordate, 531; în credit, avansurile justificate prin stocuri, inclusiv 302, prin cheltuieli și prin plăți către furnizori, 401, avansurile nejustificate, 428, cele nedecontate la data bilanțului, 461 și 428, și sumele restituite, 531; soldul, avansurile nedecontate), a contului 401 (în debit, plățile către furnizori, inclusiv din 542), 428 (în debit, avansurile nejustificate sau nedecontate, din 542) și 461 (în debit, avansurile date altor persoane decât salariații, nedecontate la data bilanțului);
- Normele aprobate prin OMFP nr. 2634/2015, forma la 1 august 2024: dispoziția de plată/încasare către casierie (14-4-4; pentru avansurile de deplasare și de procurare de materiale, pentru diferența de plătit titularului de avans și pentru restul restituit); ordinul de deplasare (delegație) (14-5-4; document de decontare și pentru justificarea avansurilor date pentru procurarea de valori materiale cu plata în numerar; diferența de primit, pe dispoziție de plată, cea de restituit, pe dispoziție de încasare); decontul de cheltuieli (modelul din ordin, pentru deplasări externe); art. 3 alin. (2) din ordin și pct. 22 din norme (modelele se pot adapta, cu condiția respectării conținutului de informații și a normelor de întocmire).
- Exemplu: Curățenie Expres SRL, Magazin Demo SRL, Mihai și toate sumele sunt fictive; firma și avansul de 300 lei vin din lecția despre casă. Calculele: 200 × 21% = 42, bonul 242; 300 − 242 = 58; 542: 300 − 242 − 58 = 0; casa: 990 + 58 = 1.048; varianta cu 330 lei: 330 − 300 = 30; plățile din 13.10: 1.210 + 300 = 1.510; quiz: 7.000 − 5.000 = 2.000, 2 × 3.500 = 7.000. Zilele: 13, 14 și 15 octombrie 2026 sunt marți, miercuri și joi; 28 și 31 decembrie 2026, luni și joi. Termenul din decret pentru avansul din 13.10 ar fi luni, 19.10 (14, 15, 16 și 19 octombrie). Valoarea bonului, 242 lei, e mult sub 100 de euro la orice curs BNR din 2026.
- Materiale (doar pentru înțelegere): manualul „Introducere în contabilitate” (avansurile de trezorerie), manualul SAGA („Casa-Banca-Deconturi”, analiticele lui 542, generarea decontului de cheltuieli din ecranul „Deconturi”, tipărirea ordinului de deplasare); povestea, firma, sumele și rezolvarea din lecție sunt ale noastre.
- Interpretare:
- decontul de cheltuieli folosit în practică pentru avansurile din țară e un model adaptat (pct. 22) după ordinul de deplasare 14-5-4, care e modelul din ordin pentru aceste avansuri; Decretul nr. 209/1976 (art. 34) îl numește tot „decontul de cheltuieli”;
- cumpărarea e înregistrată prin 401 (3021 și 4426 = 401, apoi 401 = 542), cum face SAGA și cum permit funcțiunile conturilor; 4426 nu apare printre contrapartidele lui 542, deci lecția nu scrie „4426 = 542”, deși unele materiale o fac;
- aplicarea Decretului nr. 209/1976 la firmele private e discutată; lecția dă termenele lui ca reper și spune că firma își stabilește termenele prin procedura internă;
- analiticul pe persoană (542.01) e o practică de organizare, susținută de SAGA, nu o cerință expresă a reglementărilor (cu excepția cardurilor, pct. 302 alin. (3));
- la plata cu cardul, înregistrarea 542 = 5121 e dedusă din pct. 302 alin. (3) și din nota 18; funcțiunea contului 542 enumeră în debit doar 531;
- reluarea în 542 la începutul anului a avansului trecut în 4282 e o practică frecventă, nu o regulă scrisă;
- plafonul pentru plata din avans e prezentat după art. 3 alin. (1) lit. e) și alin. (3); art. 12 alin. (1) sancționează art. 1 alin. (1) și art. 3 alin. (2) și (3), deci lecția nu dă o amendă separată pentru lit. e).