Orice înregistrare contabilă pornește de la o hârtie, sau de la un fișier: factura de la furnizor, extrasul de cont de la bancă, chitanța de la casierie. Contabilul nu scrie nimic „din memorie”. Lecția asta explică ce face dintr-un astfel de document o bază pentru contabilitate și care sunt documentele cu care lucrezi cel mai des.
⚡ Pe scurt
Un document justificativ e documentul în care o operațiune e consemnată în momentul în care are loc și pe baza căruia se face înregistrarea în contabilitate. Regulile cer să fie complet (denumire, număr, dată, părți, conținut, sume, semnături), iar legea cere să fie păstrat în arhivă 5 ani. Documentele de bază: factura (vânzări și cumpărări), chitanța și registrul de casă (numerar), extrasul de cont (banca) și nota de contabilitate (când nu există alt document).
Ce este un document justificativ
Legea contabilității spune că orice operațiune economico-financiară se consemnează, în momentul efectuării ei, într-un document. Acel document stă la baza înregistrărilor în contabilitate și devine astfel document justificativ.
Documentul nu e o formalitate. Persoanele care l-au întocmit, vizat și aprobat, ca și cele care l-au înregistrat în contabilitate, răspund pentru el. De aceea contabilul nu înregistrează „pe cuvânt”: fără document, înregistrarea nu are cu ce fi justificată.
Ce trebuie să cuprindă
Reglementările enumeră elementele principale ale unui document justificativ:
- denumirea documentului;
- cine îl întocmește (denumirea și sediul sau adresa);
- numărul și data întocmirii;
- părțile care participă la operațiune, când e cazul;
- ce s-a întâmplat (conținutul operațiunii) și, când e nevoie, temeiul legal;
- datele cantitative și valorice, adică cât și cu ce valoare;
- numele și semnăturile celor care răspund de operațiune.
Documentele nu pot avea ștersături sau spații lăsate libere între rânduri. Fiecare document are un număr de ordine sau o serie, stabilit de firmă, în ordine, fără goluri. Dacă un document se completează cu un program de contabilitate, corecturile sunt permise doar înainte de prelucrare.
Documentele de bază
| Document | La ce folosește |
|---|---|
| Factura | Consemnează o vânzare sau o cumpărare. E documentul justificativ pentru înregistrarea operațiunilor economice; elementele ei obligatorii sunt cele din Codul fiscal. |
| Chitanța | Consemnează o încasare sau o plată în numerar (bani cash). Se înregistrează în registrul de casă și în contabilitate. |
| Dispoziția de plată/încasare | Dispune o plată sau o încasare în numerar, când nu există alt document care s-o dispună. |
| Extrasul de cont bancar | Arată mișcările din contul firmei la bancă: ce a intrat și ce a ieșit. E baza înregistrării plăților și încasărilor prin bancă. |
| Raportul fiscal de închidere zilnică | Dacă firma are casă de marcat, el stă la baza înregistrării veniturilor din încasările zilei. |
| Nota de contabilitate | Se folosește, de regulă, când operațiunea nu are alt document: stornări, repartizarea profitului, provizioane. |
Între ele există o legătură simplă: o operațiune are, de obicei, mai multe documente. De exemplu, o cumpărare pe factură e urmată, mai târziu, de o plată, care apare în extrasul de cont.
💡 Exemplu concret: trei documente, trei înregistrări la Atelier Ana SRL
Atelier Ana SRL e firma fictivă a lecțiilor anterioare, înregistrată în scopuri de TVA. Cota standard de TVA e 21%. Urmărim o cumpărare de marfă și ce documente produce.
1. Factura primită de la furnizor. Marfă de 8.000 lei, plus TVA 21% = 1.680 lei, total 9.680 lei. Factura stă la baza înregistrării cumpărării.
| Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|
| % | 401 „Furnizori” | 9.680 |
| 371 „Mărfuri” | 8.000 | |
| 4426 „TVA deductibilă” | 1.680 |
2. Extrasul de cont. Peste câteva zile, extrasul arată că banca a plătit furnizorului 9.680 lei din contul firmei. Extrasul stă la baza înregistrării plății.
| Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|
| 401 „Furnizori” | 5121 „Conturi la bănci în lei” | 9.680 |
3. Chitanța. Un client al firmei, căruia i s-a emis o factură mai devreme, plătește din ea 1.000 lei în numerar. Se întocmește chitanța, iar suma intră în casierie.
| Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|
| 5311 „Casa în lei” | 4111 „Clienți” | 1.000 |
Fiecare înregistrare are în Registrul-jurnal felul, numărul și data documentului pe care se bazează. Așa poate oricine verifica, mai târziu, de unde vine fiecare sumă.
Când nu există document: nota de contabilitate
Unele înregistrări nu pornesc de la un document primit sau emis: stornarea unei erori, de pildă, sau constituirea unui provizion. Atunci contabilul întocmește o notă de contabilitate, pe baza unor note justificative sau de calcul, în care scrie conturile debitate și creditate. Când se stornează o operațiune, pe documentul inițial se notează numărul și data notei de stornare, iar nota de stornare trimite înapoi la document.
Cât timp se păstrează
Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative se păstrează în arhivă 5 ani, calculați de la 1 iulie al anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar al documentului. Pentru un document din octombrie 2026, exercițiul se încheie la 31 decembrie 2026 (dacă firma are anul calendaristic), deci cei 5 ani încep la 1 iulie 2027 și se termină la 1 iulie 2032. Documentele se pot păstra pe hârtie sau electronic, cu condiția să poată fi listate oricând la cererea organelor de control.
⚠️ Atenție: ce nu acoperă lecția
Lecția explică principiul și documentele de bază. Exemplul folosește cota standard de TVA de 21%, valabilă din 1 august 2025 (Codul fiscal, art. 291 alin. (1), forma din 8 august 2026); cotele se schimbă. Termenul de păstrare e cel din Legea contabilității, în forma din 4 februarie 2025; legile se schimbă, deci verifică data actualizării lecției. Elementele obligatorii ale facturii sunt în Codul fiscal, art. 319 alin. (20), în forma din 8 august 2026; lecția nu le detaliază. Pentru operațiunile dintre firme stabilite în România, factura trebuie să respecte și condițiile sistemului RO e-Factura (art. 319 alin. (1^1)), pe care nu îl explicăm aici.
Nu acoperim nici documentele specifice (aviz de însoțire a mărfii, NIR, state de salarii, ordin de deplasare), nici cazurile în care un document se pierde: există o procedură de reconstituire.
❓ Quiz rapid
Firma trebuie să storneze o înregistrare greșită, iar operațiunea nu are alt document. Ce se întocmește?
❓ Quiz rapid
O factură e din octombrie 2026, iar firma are anul calendaristic. Până când se păstrează în arhivă?
Documentul e începutul drumului. În lecția următoare vedem ce urmează după el: cum ajung înregistrările în jurnal, în cartea mare și, la final, în balanță.
📚 Surse și data verificării
Verificate la 1 octombrie 2026, în formele consolidate din corpusul legislativ NeoBase.
- Temei legal:
- Legea contabilității nr. 82/1991, forma la 4 februarie 2025: art. 6 alin. (1) și (2), documentul justificativ și răspunderea; art. 25, păstrarea timp de 5 ani de la 1 iulie al anului următor;
- Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), forma la 8 august 2026: art. 291 alin. (1), cota standard de TVA de 21%, din 1 august 2025; art. 319 alin. (1^1), RO e-Factura între persoane impozabile stabilite în România, și alin. (20), elementele obligatorii ale facturii.
- Regulă contabilă: OMFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, forma la 1 august 2024:
- pct. 1 și 2: consemnarea în momentul efectuării și elementele principale ale documentelor justificative;
- pct. 14 și 16: fără ștersături; corecturile la documentele întocmite pe calculator, doar înainte de prelucrare;
- pct. 20: înregistrarea pe bază de documente justificative, notele de contabilitate și mențiunile la stornare;
- pct. 24: numerotarea documentelor; pct. 25: factura ca document justificativ și documentele pentru operațiunile fără factură (aviz, chitanță, dispoziție de plată/încasare, extras de cont, notă de contabilitate);
- pct. 36: arhivarea și prezentarea la controale; pct. 37^1: termenul de 5 ani;
- formularele „Chitanța” (cod 14-4-1), „Nota de contabilitate”: rolul în înregistrare, inclusiv Raportul fiscal de închidere zilnică.
- Exemplu: Atelier Ana SRL și toate sumele sunt fictive. Calculele: 8.000 × 21% = 1.680; 8.000 + 1.680 = 9.680. Exemplul e simplificat: nu include descărcarea din gestiune și regularizarea TVA.
- Interpretare: tabelul cu „documentele de bază” e o selecție făcută pentru predare, nu o listă din lege. Ordinul de plată și bonul fiscal nu sunt tratate aici; extrasul de cont e prezentat după pct. 25 din OMFP 2634/2015.