Formula contabilă: din operațiune în înregistrare

O firmă face zilnic operațiuni: cumpără, vinde, plătește, încasează. Contabilitatea le scrie pe fiecare într-o formă scurtă, numită formulă contabilă. Lecția asta arată cum ajungi de la o operațiune, de exemplu o factură, la formula ei, pas cu pas.

Partida dublă: fiecare operațiune are două fețe

Orice operațiune schimbă cel puțin două lucruri în firmă. Când Ana cumpără marfă pe datorie, firma are mai multă marfă și, în același timp, o datorie mai mare față de furnizor. Când plătește furnizorul, are mai puțini bani în bancă și o datorie mai mică.

De aceea, fiecare operațiune se scrie în cel puțin două conturi: cu aceeași sumă, o dată în debitul unui cont și o dată în creditul altuia. Așa funcționează partida dublă, sistemul pe care legea îl cere firmelor.

Consecința practică: pentru orice operațiune, totalul din debit = totalul din credit. Dacă nu sunt egale, formula e greșită.

Cum se citește o formulă

Formula se scrie pe un rând, cu semnul „=” la mijloc:

• în stânga semnului stă contul debitat;
• în dreapta stă contul creditat;
• la final, suma.

Exemplu: 5121 = 5311 2.000 lei se citește „se debitează contul 5121 «Conturi la bănci în lei» și se creditează contul 5311 «Casa în lei» cu 2.000 lei”. Pe scurt: 2.000 lei au plecat din casierie și au ajuns în bancă.

Semnul „=” nu e o egalitate matematică între conturi. Arată doar ce cont e în debit și ce cont e în credit.

Cum ajungi la formulă

1. 1

   Citește documentul

   Ce s-a întâmplat? O factură primită, o chitanță, un extras de cont. Orice înregistrare pornește de la un document.

2. 2

   Găsește elementele care se schimbă

   Ce s-a modificat în firmă? Marfa, datoria față de furnizor, banii din bancă. Fiecare element are contul lui.

3. 3

   Stabilește felul fiecărui cont

   E cont de activ (sau de cheltuieli) ori de pasiv (sau de venituri)?

4. 4

   Stabilește debit sau credit

   Activul și cheltuielile cresc în debit. Pasivul și veniturile cresc în credit. Scăderile merg în partea opusă.

5. 5

   Scrie formula și verifică totalurile

   Cont debitat = cont creditat, cu suma. Totalul din debit trebuie să fie egal cu totalul din credit.

Formule simple și formule compuse

O formulă simplă are un singur cont în debit și un singur cont în credit: 401 = 5121 9.680 lei.

O formulă compusă are mai multe conturi pe una dintre părți. Atunci, pe partea cu mai multe conturi se scrie semnul %, iar conturile se trec dedesubt, fiecare cu suma lui. Un exemplu clasic e factura cu TVA: furnizorului îi datorezi totalul, dar suma se împarte între marfă și TVA.

Debit: 8.000 + 1.680 = 9.680. Credit: 9.680. Totalurile sunt egale.

Mai rar, o formulă are mai multe conturi pe ambele părți: „% = %”. Se numește formulă recapitulativă și se folosește când mai multe operațiuni legate între ele se înregistrează împreună. Regula rămâne aceeași: totalul din debit e egal cu totalul din credit.

Și când o formulă a fost scrisă greșit, ea nu se șterge, ci se corectează printr-o formulă nouă, numită de stornare. Despre corectarea erorilor vorbim într-o lecție viitoare.

Unde se scriu formulele

Formulele nu stau pe foi separate. Se trec, în ordinea în care au avut loc operațiunile, în Registrul-jurnal, unul dintre registrele contabile obligatorii. Pentru fiecare înregistrare se notează documentul (fel, număr, dată), o explicație și conturile debitate și creditate. Apoi sumele ajung în conturi, în Cartea mare. Drumul complet, de la document la balanță, îl vedem într-o lecție viitoare.

Cu formula contabilă în mână, poți citi o factură și vedea unde ajunge fiecare sumă. Lecția despre TVA folosește exact formulele de aici, cu 4426 și 4427, și arată ce se întâmplă cu ele la final de lună.