Până acum am scris 401 și 4111 de zeci de ori, dar ca pe o piesă dintr-o formulă. Lecția asta se uită la ele cu atenție: ce arată, cum le citești și cum afli, în orice zi, cât datorezi și cât ai de primit.
⚡ Pe scurt
Cine cumpără de la tine pe datorie îți devine client, iar suma pe care o aștepți de la el e o creanță: stă în 4111 „Clienți”, cont de activ. De la cine cumperi pe datorie, e furnizor, iar suma pe care o datorezi stă în 401 „Furnizori”, cont de pasiv. Fiecare partener are un cont analitic al lui, ca să vezi cât datorează fiecare sau cât îi datorezi. Soldul se calculează din rulaje, iar totalul pe parteneri trebuie să fie egal cu soldul contului.
Doi parteneri, două conturi
Contabilii numesc terți persoanele și firmele din afara firmei tale: clienți, furnizori, statul, banca. Cu doi dintre ei ai de-a face aproape zilnic.
- Clientul primește marfa sau serviciul și plătește mai târziu. Până plătește, el îți datorează bani. Pentru tine e un activ: sume pe care urmează să le încasezi.
- Furnizorul îți dă marfa sau serviciul și așteaptă banii. Până îl plătești, tu îi datorezi. Pentru tine e o datorie: sume pe care urmează să le plătești.
Reglementările contabile le dau conturi separate: 411 „Clienți”, cu contul 4111 pentru clienții obișnuiți, și 401 „Furnizori”. Contul 411 e cont de activ, iar 401 e cont de pasiv, așa cum ai văzut la planul de conturi.
| Criteriu | Client (4111) | Furnizor (401) |
|---|---|---|
| Cine datorează | El, firmei tale | Firma ta, lui |
| Felul contului | Activ (o creanță) | Pasiv (o datorie) |
| Crește când | Emiți factura: în debit | Primești factura: în credit |
| Scade când | Încasezi banii: în credit | Plătești banii: în debit |
| Soldul normal | Debitor: ai de încasat | Creditor: ai de plătit |
Cine datorează
Client (4111):El, firmei tale
Furnizor (401):Firma ta, lui
Felul contului
Client (4111):Activ (o creanță)
Furnizor (401):Pasiv (o datorie)
Crește când
Client (4111):Emiți factura: în debit
Furnizor (401):Primești factura: în credit
Scade când
Client (4111):Încasezi banii: în credit
Furnizor (401):Plătești banii: în debit
Soldul normal
Client (4111):Debitor: ai de încasat
Furnizor (401):Creditor: ai de plătit
Observă că regula contului de activ și a celui de pasiv nu s-a schimbat. Contul de activ crește în debit și scade în credit; cel de pasiv, invers.
Cele patru mișcări
Orice se întâmplă cu clienții și furnizorii se reduce la patru mișcări. Formulele le știi deja din lecțiile anterioare.
| Mișcarea | Formula | Efect |
|---|---|---|
| Vinzi pe factură | 4111 = % (cu 707 și 4427) | clientul îți datorează mai mult |
| Clientul plătește | 5121 = 4111 | clientul îți datorează mai puțin |
| Primești factură de la furnizor | % = 401 (de exemplu cu 371 și 4426) | datorezi mai mult |
| Plătești furnizorul | 401 = 5121 | datorezi mai puțin |
Încasarea și plata nu schimbă valoarea mărfii și nici a TVA. Ele mută doar suma dintre „urmează să încasez” sau „urmează să plătesc” și „am în bancă”.
Soldul: cât mai e de încasat sau de plătit
Soldul unui cont arată cât a mai rămas după toate mișcările. Îl calculezi din rulaje, adică din totalul sumelor înregistrate în debit și totalul celor din credit:
- la 4111: debit minus credit. Dacă iese pozitiv, e suma pe care clientul încă o datorează;
- la 401: credit minus debit. Dacă iese pozitiv, e suma pe care încă o datorezi furnizorului.
Soldul zero înseamnă că socotelile cu partenerul sunt încheiate: clientul a plătit tot sau tu ai plătit tot.
Un cont pentru fiecare partener
Dacă toți clienții ar sta în același cont, ai afla doar totalul. Dar contabilul trebuie să răspundă la întrebări ca „cât ne datorează Casa Verde?” sau „cât datorăm lui Furnizor Demo?”. De aceea firma ține pentru fiecare partener un cont analitic, ca cele de la planul de conturi: 4111.01, 4111.02 și așa mai departe, respectiv 401.01, 401.02.
Reglementările o cer explicit: contabilitatea furnizorilor și a clienților se ține pe fiecare persoană, fizică sau juridică. În plus, partenerii se grupează în interni și externi, iar în cadrul lor pe termene de plată sau de încasare.
Extrasul unui singur partener se numește aici fișă de partener: toate mișcările lui, în ordine, cu soldul după fiecare. Regula care leagă totul: suma soldurilor din fișe trebuie să fie egală cu soldul contului din care fac parte. Dacă nu se potrivește, undeva s-a înregistrat greșit.
💡 Exemplu concret: ianuarie la Atelier Ana SRL
Atelier Ana SRL e firma fictivă a lecțiilor anterioare, înregistrată în scopuri de TVA, cu cota standard de 21%. Simplificare: exemplul pornește cu conturile 4111 și 401 goale și nu continuă luna decembrie din lecția despre factura de achiziție. Descărcarea din gestiune a mărfii vândute o știi din lecția despre stocuri, deci aici urmărim doar partenerii.
Cu clienții
- 08.01, factura AA-14, către Boutique Lumina SRL: marfă de 5.000 lei + TVA 1.050 lei = 6.050 lei.
- 12.01, factura AA-15, către Casa Verde SRL: marfă de 2.000 lei + TVA 420 lei = 2.420 lei.
- 20.01, extras de cont: Boutique Lumina plătește 4.000 lei din cei 6.050.
| Data | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| 08.01 | 4111 „Clienți” (Boutique Lumina) | % | 6.050 |
| 707 „Venituri din vânzarea mărfurilor” | 5.000 | ||
| 4427 „TVA colectată” | 1.050 | ||
| 12.01 | 4111 „Clienți” (Casa Verde) | % | 2.420 |
| 707 „Venituri din vânzarea mărfurilor” | 2.000 | ||
| 4427 „TVA colectată” | 420 | ||
| 20.01 | 5121 „Conturi la bănci în lei” | 4111 „Clienți” (Boutique Lumina) | 4.000 |
Cu furnizorii
- 05.01, factura FT-140, de la Furnizor Demo SRL: marfă de 3.000 lei + TVA 630 lei = 3.630 lei.
- 09.01, factura CN-52, de la Cartoane Nord SRL: marfă de 1.000 lei + TVA 210 lei = 1.210 lei.
- 15.01, extras de cont: Ana plătește 2.000 lei din cei 3.630 către Furnizor Demo.
| Data | Debit | Credit | Sumă |
|---|---|---|---|
| 05.01 | % | 401 „Furnizori” (Furnizor Demo) | 3.630 |
| 371 „Mărfuri” | 3.000 | ||
| 4426 „TVA deductibilă” | 630 | ||
| 09.01 | % | 401 „Furnizori” (Cartoane Nord) | 1.210 |
| 371 „Mărfuri” | 1.000 | ||
| 4426 „TVA deductibilă” | 210 | ||
| 15.01 | 401 „Furnizori” (Furnizor Demo) | 5121 „Conturi la bănci în lei” | 2.000 |
Fișa unui client: Boutique Lumina SRL
| Data | Document | Debit | Credit | Sold |
|---|---|---|---|---|
| 08.01 | Factura AA-14 | 6.050 | 6.050 | |
| 20.01 | Extras de cont | 4.000 | 2.050 |
Fișa unui furnizor: Furnizor Demo SRL
| Data | Document | Debit | Credit | Sold |
|---|---|---|---|---|
| 05.01 | Factura FT-140 | 3.630 | 3.630 | |
| 15.01 | Extras de cont | 2.000 | 1.630 |
Situația la 31.01, pe parteneri
| Cont | Partener | Sold | Ce înseamnă |
|---|---|---|---|
| 4111 | Boutique Lumina | 2.050 | mai are de plătit |
| 4111 | Casa Verde | 2.420 | n-a plătit nimic |
| 4111 | Total | 4.470 | de încasat de la clienți |
| 401 | Furnizor Demo | 1.630 | îi datorăm |
| 401 | Cartoane Nord | 1.210 | nu l-am plătit încă |
| 401 | Total | 2.840 | de plătit furnizorilor |
Cele două totaluri sunt și soldurile conturilor: 4111 are rulaj debitor 8.470 (6.050 + 2.420) și rulaj creditor 4.000, deci sold 4.470 în debit. Contul 401 are rulaj creditor 4.840 (3.630 + 1.210) și rulaj debitor 2.000, deci sold 2.840 în credit.
Cum se face de fapt. În exemplu, fiecare plată acoperă o singură factură, ca tabelele să rămână scurte. În practică, o încasare sau o plată poate acoperi mai multe facturi, iar o factură poate fi plătită în mai multe rate. Programul de contabilitate le „potrivește” între ele, ca să știi ce factură e încă deschisă. Iar contul analitic al unui partener nu îl creezi de mână la fiecare document: partenerul se înregistrează o dată, într-o listă de clienți și furnizori, iar programul îi leagă singur contul de fiecare factură și plată.
Scadența: de ce nu doar „cât”, ci și „până când”
Contează nu doar cât datorează un partener, ci și până când trebuie plătit. Data până la care se plătește o factură e scadența. Părțile o stabilesc de obicei prin contract sau pe factură, de exemplu la 30 de zile.
La Boutique Lumina, cei 2.050 lei rămași sunt o creanță „deschisă”: dacă termenul era de 30 de zile de la 08.01, scadența cade pe 07.02. Dacă ziua aceea trece fără încasare, factura devine restantă. Pentru firmă înseamnă că banii așteptați nu mai sosesc la timp, deci poate rămâne fără bani pentru propriile plăți. De aceea contabilul se uită periodic la facturile scadente, atât la cele de încasat, cât și la cele de plătit. Programele de contabilitate afișează lista lor.
⚠️ Atenție: ce nu acoperă lecția
Din 1 august 2025, cota standard de TVA este 21% (Codul fiscal, art. 291 alin. (1)). Forma verificată este cea din 8 august 2026. Cotele se schimbă des: verifică data actualizării lecției.
Lecția descrie cazul de bază: clienți și furnizori din România, facturi în lei, plată după emiterea facturii. Nu acoperă avansurile plătite sau primite (409 „Furnizori - debitori”, 419 „Clienți - creditori”), clienții incerți sau în litigiu (4118) și ajustările pentru depreciere, compensările dintre un client și un furnizor, facturile în valută, TVA la încasare, facturile încă nesosite (408) sau neîntocmite (418), efectele comerciale și relațiile cu entitățile afiliate, asociate sau controlate în comun, pentru care conturile 401 și 411 nu se folosesc.
❓ Quiz rapid
Un client are o factură de 1.815 lei (1.500 lei + 315 lei TVA) și plătește 800 lei. Ce înregistrezi și cât mai datorează clientul?
❓ Quiz rapid
Contul 401 are în credit 5.000 lei (facturi primite) și în debit 3.200 lei (plăți făcute). Ce arată soldul?
❓ Quiz rapid
De ce ține firma câte un cont analitic pentru fiecare client, în loc de un singur 4111?
Clienții și furnizorii arată firma în relație cu ceilalți: cât așteaptă și cât datorează. Cu asta, ciclul unei vânzări sau al unei cumpărări se vede cap la cap: documentul, formula, stocul, banii și, la final, soldul care spune dacă totul e încheiat.
📚 Surse și data verificării
Verificate la 1 octombrie 2026, în formele consolidate din corpusul legislativ NeoBase.
- Temei legal: Codul fiscal (Legea nr. 227/2015), forma la 8 august 2026, art. 291 alin. (1): cota standard de TVA de 21%, din 1 august 2025.
- Regulă contabilă: Reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, forma la 19 noiembrie 2025:
- pct. 329 alin. (1): contabilitatea furnizorilor și clienților se ține pe categorii și pe fiecare persoană fizică sau juridică; în analitic, furnizorii și clienții se grupează în interni și externi, iar în cadrul lor pe termene de plată, respectiv de încasare;
- cap. 16, clasa 4, funcțiunea contului 401 „Furnizori” (cont de pasiv; în credit, valoarea bunurilor și serviciilor facturate de furnizori, inclusiv TVA aferentă, 4426; în debit, plățile);
- cap. 16, funcțiunea contului 411 „Clienți” (cont de activ; în debit, valoarea bunurilor livrate și a serviciilor prestate, plus TVA aferentă, 4427; în credit, sumele încasate, 512 și 531); 401 și 411 exclud entitățile afiliate, asociate și controlate în comun;
- planul de conturi (clasa 4, grupele 40 și 41): 401 „Furnizori”, 4111 „Clienți”, 4118 „Clienți incerți sau în litigiu”, 409, 419, 408 și 418.
- Exemplu: Atelier Ana SRL, partenerii, documentele și toate sumele sunt fictive. Calculele: 5.000 × 21% = 1.050; 5.000 + 1.050 = 6.050; 2.000 × 21% = 420; 2.000 + 420 = 2.420; 6.050 − 4.000 = 2.050; 3.000 × 21% = 630; 3.000 + 630 = 3.630; 1.000 × 21% = 210; 1.000 + 210 = 1.210; 3.630 − 2.000 = 1.630; clienți 2.050 + 2.420 = 4.470 și rulaje 6.050 + 2.420 = 8.470, 8.470 − 4.000 = 4.470; furnizori 1.630 + 1.210 = 2.840 și rulaje 3.630 + 1.210 = 4.840, 4.840 − 2.000 = 2.840. Quiz: 1.500 × 21% = 315; 1.500 + 315 = 1.815; 1.815 − 800 = 1.015; 5.000 − 3.200 = 1.800.
- Interpretare:
- formula „încasare = 5121 = 4111” și „plată = 401 = 5121” e cazul de bază, cu banii în bancă; plata în numerar ar folosi 5311;
- formula soldului (debit minus credit la 4111, credit minus debit la 401) rezultă din funcțiunea conturilor de activ și de pasiv, nu e o formulare din reglementări;
- numerotarea 4111.01, 401.01 și descrierea „fișei de partener” sunt convenții de predare și de practică; reglementările cer evidența pe fiecare persoană, nu un format anume;
- regula „suma soldurilor din fișe = soldul contului” e o proprietate a evidenței analitice, prezentată ca regulă de verificare, nu preluată dintr-un articol;
- scadența de 30 de zile din exemplu e aleasă pentru ilustrare; termenul real îl stabilesc părțile;
- descrierea modului în care programele „potrivesc” încasările cu facturile și țin lista facturilor scadente vine din manualul SAGA și din practica lui Relu; alte programe lucrează asemănător, dar nu identic;
- pentru simplitate, în exemplu fiecare plată acoperă o singură factură și conturile pornesc de la zero.